POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
FANALCA
En cumplimiento de las obligaciones legales, en especial de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, la sociedad FÁBRICA NACIONAL DE AUTOPARTES FANALCA S.A. (en adelante FANALCA) cuenta con una política de tratamiento de información personal que está disponible para los titulares.
Además, FANALCA cuenta con un manual interno de procedimientos en el que se desarrolla la política y se explican claramente todos los parámetros y reglas que utiliza la empresa para garantizar el correcto tratamiento de los datos personales, en especial, el procedimiento que utiliza FANALCA para atender las quejas, consultas y reclamos presentados por los titulares de la información en ejercicio de su derecho de habeas data.
La presente política de tratamiento de información personal está dispuesta para el conocimiento de los titulares. Para ello, FANALCA, como responsable de los datos, utiliza documentos, formatos electrónicos, medios verbales o cualquier otra tecnología, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al titular de la información.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales establece los lineamientos y criterios para el tratamiento de los datos personales recolectados por la sociedad FABRICA NACIONAL DE AUTOPARTES FANALCA S.A. (en adelante FANALCA).
Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, verificación, corrección y supresión de los datos personales tratados por la Sociedad FANALCA, identificada con el NIT 890.301.886 – 1 y con domicilio en la Calle 13 No. 31 A 80 Acopi del Municipio de Yumbo, Colombia, con el fin de cumplir la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial a la Ley 1581 de 2012 y demás decretos reglamentarios, así como las normas constitucionales para garantizar los derechos fundamentales al buen nombre y a la intimidad.
Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de FANALCA -clientes, proveedores, empleados, exempleados y demás personas naturales vinculadas o relacionadas con la empresa, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.
La presente política se desarrolla a través del manual interno de procedimientos sobre el tratamiento de datos personales de FANALCA (MA-CT-0002), el cual define las actividades específicas para el tratamiento de la información de cada una de las bases de datos -clientes de las unidades de negocio de motos y autos, empleados, proveedores, visitantes y demás personas relacionadas con la empresa- y período de vigencia de éstas.
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Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para FANALCA como responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales.
En el desarrollo de la presente política FANALCA aplica, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
El responsable y encargado del tratamiento de datos personales es la Sociedad FÁBRICA NACIONAL DE AUTOPARTES FANALCA S.A. (FANALCA), legalmente constituida en Colombia, identificada con el NIT 890.301.886 – 1, con domicilio principal en la Calle 13 No. 31 A 80 Acopi del Municipio de Yumbo, Colombia. Página web https://autos.honda.com.co/politicas-de-privacidad, correo electrónico lpdp@fanalca.com y teléfono (572) 6515300 ext. 303. Lo anterior, toda vez que FANALCA recauda la información y toma las decisiones sobre el tratamiento de los datos personales.
Para el tratamiento de los datos personales de los titulares, FANALCA dispone de diferentes medios para obtener su autorización de manera previa expresa e informada, ya sea oral, escrita o mediante
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conductas inequívocas. Dicha autorización se solicita al titular, a más tardar, en el momento de la recolección de sus datos personales. Además, FANALCA conservará el soporte de la autorización obtenida conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas vigentes.
Está prohibido realizar -por parte de FANALCA, sus dependencias, áreas, contratistas y demás colaboradores que tengan acceso a la información- tratamiento alguno de los datos personales de los titulares sin contar con su autorización, salvo en los casos establecidos en los Artículos 2 y 10 de la Ley 1581 de 2012, así:
El Artículo 2 de la Ley 1581 de 2012 establece las siguientes excepciones al régimen de protección de datos personales:
En el mismo sentido, el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 establece los siguientes casos en los que no se requiere la autorización del titular:
El tratamiento que realiza la Sociedad FANALCA con la información personal, según el tipo de base de datos que se trate, es la de recolectar, almacenar, tratar, usar, custodiar, archivar, recopilar, consultar, analizar, verificar, reportar, suministrar, suprimir, compartir, transmitir y transferir para:
◻ Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de FANALCA en lo que tiene que ver con la fabricación de motocicletas, comercio de vehículos automotores nuevos, fabricación de carrocerías para vehículos automotores, fabricación de remolques y semirremolques, comercio de motocicletas y de sus partes, piezas y accesorios, así como las demás relacionadas con la celebración del contrato celebrado con el titular de la información.
◻ Realizar invitaciones a eventos comerciales y ofrecer nuevos productos y servicios de FANALCA. ◻ Gestionar todo tipo de trámites, en especial solicitudes, quejas y reclamos. ◻ Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por FANALCA.
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◻ Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual FANALCA tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc.) para la ejecución de éstas.
◻ Contactar al titular de la información a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual con FANALCA.
◻ Contactar al titular de la información a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio de FANALCA. ◻ Contactar al titular de la información a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta, facturas o cualquier otra información en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado con FANALCA.
◻ Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por FANALCA con el titular de la información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley (en caso de que se trate de colaboradores de la empresa).
◻ Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales de FANALCA para el titular y sus beneficiarios tales como hijos, cónyuge, compañero permanente, etc. (en caso de que se trate de colaboradores de la empresa).
◻ Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales FANALCA haya suscrito o suscribiere un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual, siempre y cuando el país o tercero deba cumplir con normas relativas al tratamiento de datos personales.
◻ Suministrar la información a terceros con los cuales FANALCA tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
Un dato sensible es aquel que afecta la intimidad del titular de la información y puede dar lugar a que sea discriminado, como aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
El titular no está obligado a suministrar o autorizar el tratamiento de sus datos sensibles, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización, o el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, casos de urgencia médica o sanitaria.
Los datos sensibles recolectados por FANALCA son tratados con las siguientes finalidades según el tipo de base de datos que se trate:
◻ Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de FANALCA en lo que tiene que ver con la fabricación de motocicletas, comercio de vehículos automotores nuevos, fabricación de carrocerías para vehículos automotores, fabricación de remolques y semirremolques, comercio de motocicletas y de sus partes, piezas y accesorios, así como las demás relacionadas con la celebración del contrato celebrado con el titular de la información.
◻ Fines históricos y estadísticos.
◻ Gestionar todo tipo de trámites, en especial solicitudes, quejas y reclamos. ◻ Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por FANALCA con el titular de la información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el
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contrato de trabajo o según lo disponga la ley (en caso de que se trate de colaboradores de la empresa).
◻ Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales de FANALCA para el titular y sus beneficiarios tales como hijos, cónyuge, compañero permanente, etc. (en caso de que se trate de colaboradores de la empresa).
◻ Suministrar la información a terceros con los cuales FANALCA tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
FANALCA dispone de medidas de seguridad para brindar una protección reforzada a los datos de menores de edad recolectados de manera que se asegure el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
En todo caso se solicitará autorización previa, expresa e informada al titular, tutor o representante del menor de edad antes de iniciar la recolección de datos personales. El titular no está obligado a suministrar o autorizar dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización, o el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, casos de urgencia médica o sanitaria.
FANALCA realiza el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y menores de edad con el fin de garantizar sus derechos; ofrecer servicios administrativos o culturales que ofrezca la empresa; actividades que impliquen la toma de fotografías o videos para su difusión; afiliación al sistema de seguridad social o entidades públicas similares; y, en general, actividades de bienestar laboral como hijos menores y adolescentes de los colaboradores o de cualquier otra persona relacionada con la empresa. Dicho tratamiento se realiza siempre y cuando: a) la finalidad del tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes; b) el tratamiento realizado por FANALCA asegura el respeto de sus derechos fundamentales; c) se respete el derecho que le asiste al menor de ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el tratamiento del dato; d) se cumpla con los requisitos previstos en la Ley 1581 de 2012 para el tratamiento de datos personales.
Como titular de sus datos personales usted tiene derecho a:
1) Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento por parte de FANALCA.
2) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
3) Solicitar prueba de la autorización otorgada a FANALCA.
4) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente, luego de que FANALCA no haya cumplido los términos establecidos en la ley para atender las solicitudes del titular.
5) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de cualquier dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
6) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Así mismo, las respuestas sobre datos sensibles o sobre niñas y niños y adolescentes son de carácter facultativo.
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El Oficial de Protección de Datos Personales y su equipo de apoyo es el encargado de la atención de consultas y reclamos, así como la dependencia responsable de dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.
Para tal fin, los titulares de la información pueden ejercer sus derechos a través de los siguientes canales o medios dispuestos por FANALCA para la atención al público:
Al teléfono (572) 6515300 ext. 303, por medio del correo electrónico lpdp@fanalca.com y las oficinas de atención al cliente a nivel nacional ubicadas en la calle 13 No. 31 A 80 Acopi del Municipio de Yumbo, Valle, y demás oficinas en Colombia o a través de la Página https://autos.honda.com.co/contactenos, en horario de 7 a.m. a 4:00 p.m.
FANALCA adopta las medidas de seguridad necesarias y apropiadas para proteger la información personal de los titulares.
En cumplimiento del principio de seguridad, la información sujeta a tratamiento por parte de FANALCA, como responsable y encargado del tratamiento, se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
De esta forma, FANALCA como responsable y/o encargado del tratamiento toma las medidas acordes con el sistema de información correspondiente -entre ellas la protección de acceso con contraseñas; diferentes roles según el nivel de autoridad; complejidad y vigencia de contraseñas para usuarios; software de cifrado de datos, etc.- y establece controles de seguridad, de acuerdo con el tipo de base de datos que se trate, que permita garantizar los estándares de protección consagrados en la ley.
En cumplimiento de las normas legales vigentes sobre protección de datos personales, FANALCA, como responsable del tratamiento, presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:
Solicitudes para consultar datos personales
Los titulares de la información, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, pueden consultar la información personal del titular que repose en las bases de datos de FANALCA.
FANALCA como responsable y/o encargada del tratamiento de los datos personales suministra la información solicitada que se encuentre contenida la base de datos o la que esté vinculada con la identificación del titular.
El titular debe acreditar su condición mediante la exhibición o suministro de la copia del documento de identificación pertinente que puede suministrar en medio físico o digital. En caso que el titular
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esté representado por un tercero, debe allegar el respectivo poder, que debe contener el respectivo reconocimiento ante notario; a su vez, el apoderado debe igualmente acreditar su identidad en los términos antes indicados.
La solicitud de consulta de datos se formula a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por FANALCA y en especial a través de comunicación escrita o electrónica, dirigida a la dependencia y persona indicada en el numeral anterior de la presente política.
La consulta de datos es atendida por FANALCA en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de ésta. Cuando no fuere posible para FANALCA atender la consulta dentro de dicho término, lo informa al interesado, en el que se expresa los motivos de la demora y se señala la fecha en que atiende su consulta, la cual en ningún caso supera los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los datos personales se pueden consultar de forma gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas establecidas por FANALCA que motiven nuevas consultas.
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, FANALCA puede cobrar al titular de la información los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.
Solicitudes para reclamos sobre los datos personales
Los titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados pueden presentar una solicitud de reclamo cuando consideren que la información que se encuentra contenida en las bases de datos de FANALCA, como responsable y/o encargada del tratamiento, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley.
Para la radicación y atención de la solicitud de reclamo se debe suministrar la siguiente información:
∙ Nombre completo y apellidos.
∙ Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto). ∙ Medios (dirección física y/o electrónica u otro medio) para recibir respuesta a su solicitud. ∙ Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea
ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
∙ Firma (si aplica) y número de identificación.
La solicitud de reclamo sobre datos personales se debe formular a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por FANALCA y en especial a través de comunicación escrita o electrónica, dirigida a la dependencia y persona indicada en el numeral anterior de la presente política.
Si el reclamo resulta incompleto, FANALCA se requiere al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento realizado por la empresa, sin que el Solicitante presente la información requerida, FANALCA entiende que se ha desistido del reclamo.
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En caso que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, da traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informa de la situación al interesado.
Una vez FANALCA reciba el reclamo completo, incluye en la base de datos una leyenda que indica: "reclamo en trámite" y el motivo de éste, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda debe mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto.
El término máximo previsto por la ley para resolver la solicitud de reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, FANALCA informa al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atiende su reclamo, la cual en ningún caso puede superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el titular de la información al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación puede poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) – Delegatura para la Protección de Datos Personales.
FANALCA como responsable del tratamiento de los datos personales de los titulares de la información asume los siguientes deberes:
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FANALCA como encargado del tratamiento de los datos personales de los titulares de la información asume los siguientes deberes:
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